Proc. Whistleblowing

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Per le segnalazioni di illeciti e irregolarità

PREMESSA

La presente procedura disciplina le modalità di segnalazione degli illeciti cd. “Whistleblowing” (in inglese soffiata nel fischietto) nell’ambito delle attività di prevenzione della corruzione e, più in generale, dei reati previsti dal D.Lgs. n. 231/2001.

La normativa tutela i dipendenti  ed i collaboratori che intendono segnalare situazioni di illecito penalmente rilevanti ai sensi della normativa di cui al D.Lgs. n. 231/2001 di cui  sono venuti a conoscenza nell’ambito della propria attività.

Questo strumento di tutela, già presente in altri Paesi quali Stati Uniti e Inghilterra, è stato introdotto nel nostro ordinamento dall’art. 1 co. 51 della Legge Anticorruzione 190/2012 che ha inserito nel D. Lgs. 165/2001 l’art. 54 bis1 “Tutela del dipendente pubblico” che segnala illeciti e che è stato successivamente esteso al settore privato con Legge 179/2017.

La ratio della previsione normativa sta nella consapevolezza che spesso, indipendentemente dalla gravità o meno del fenomeno riscontrato, i dipendenti per paura di ritorsioni o di discriminazioni non denunciano le irregolarità.

 

1 SOGGETTI INTERESSATI

Destinatari della procedura sono:

  • i vertici aziendali e i componenti degli organi sociali;
  • i dipendenti di SICEP;
  • i partner, i fornitori, i consulenti, i collaboratori, i soci e, più in generale, chiunque sia in relazione d’interessi con SICEP.

2 SCOPO DELLA PROCEDURA

Scopo della procedura è quello di rimuovere i fattori che possono ostacolare o disincentivare la segnalazione, come ad esempio i dubbi sulla procedura da seguire e i timori di ritorsioni o discriminazioni.

A tale fine la procedura ha l’obiettivo di fornire al whistleblower le indicazioni operative su come effettuare la segnalazione.

3 OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

Sono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità, consumati o tentati, a danno dell’interesse pubblico.
La segnalazione può riguardare azioni od omissioni:

  1. penalmente rilevanti;
  2. poste in essere in violazione dei Codici di comportamento (ad es. Codice etico, modello 231/01) o di altre disposizioni o regolamenti aziendali sanzionabili.

4 CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI

Il whistleblower è tenuto a fornire tutti gli elementi utili a consentire agli uffici competenti di procedere alle dovute e appropriate verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. A tal fine, la segnalazione deve preferibilmente contenere i seguenti elementi:

  1. generalità del soggetto che effettua la segnalazione con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito dell’azienda;
  2. la chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
  3. se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi;
  4. se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti oggetto di segnalazione;
  5. l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
  6. l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
  7. ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Le segnalazioni anonime verranno prese in considerazione per ulteriori verifiche solo se relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato.

5 MODALITA’ E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE

La segnalazione viene indirizzata all’Organismo di Vigilanza (ODV) della Sicep.
La segnalazione può essere presentata con le seguenti modalità:

  1. mediante compilazione dell’apposito form (infra);
  2. mediante stampa e compilazione dell’apposito modulo (LINK) da compilare ed inviarsi a mezzo del servizio postale in una busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata/personale” da indirizzarsi all’Organismo di Vigilanza presso la sede delle società.

6 ATTIVITA’ DI VERIFICA DELLA FONDATEZZA DELLA SEGNALAZIONE

La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate all’ODV che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.

A tal fine, l’ODV può avvalersi del supporto di organi di controllo esterni all’azienda (ad es. Guardia di Finanza, Comando Vigili Urbani, Agenzia delle Entrate).

Qualora all’esito della verifica la segnalazione risulti fondata l’ODV in relazione alla natura della violazione, provvederà:

  1. a presentare denuncia all’autorità giudiziaria competente;
  2. a comunicare l’esito dell’accertamento al Responsabile dell’Area di appartenenza dell’autore della violazione accertata, affinché provveda all’adozione dei provvedimenti gestionali di competenza, incluso se vi sono i presupposti, l’esercizio dell’azione disciplinare;
  3. ad adottare gli eventuali ulteriori provvedimenti e/o azioni che nel caso concreto si rendano necessari a tutela di SICEP.

7 CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

Per garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività, l’ODV assicura l’archiviazione di tutta la correlata documentazione di supporto per un periodo di 2 anni dalla ricezione della segnalazione

8 TUTELA DEL WHISTLEBLOWER

A) Obblighi di riservatezza sull’identità del whistleblower e sottrazione al diritto di accesso della segnalazione.

Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge (ad es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l’identità del whistleblower viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione. Pertanto l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.

La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento.
Per quanto concerne il procedimento disciplinare, l’identità del segnalante può essere rivelata solo nei casi in cui:

  1. vi sia il consenso espresso del segnalante;
  2. la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato, sempre che tale circostanza venga da quest’ultimo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante la presentazione di memorie difensive.

B) Divieto di discriminazione nei confronti del whistleblower

Nei confronti del soggetto che effettua una segnalazione ai sensi della presente procedura non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.

Per misure discriminatorie si intendono le azioni disciplinari ingiustificate, le molestie sul luogo di lavoro e ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro intollerabili.

Il dipendente che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver effettuato una segnalazione di illecito deve dare notizia dell’avvenuta discriminazione all’ODV che, valutata la sussistenza degli elementi, segnala l’ipotesi di discriminazione:

  1. a) al Responsabile dell’area di appartenenza del dipendente autore della presunta discriminazione. L’ODV valuta tempestivamente l’opportunità/necessità che vengano adottati atti o provvedimenti per ripristinare la situazione e/o per rimediare agli effetti negativi della discriminazione in via amministrativa e la sussistenza degli estremi per avviare il procedimento disciplinare nei confronti del dipendente autore della discriminazione;
  2. b) all’Area che si occupa delle sanzioni disciplinare che, per i procedimenti di propria competenza, valuta la sussistenza degli estremi per avviare il procedimento disciplinare nei confronti del dipendente che ha operato la discriminazione.

9 RESPONSABILITA’ DEL WHISTLEBLOWER

Resta valida la responsabilità penale e disciplinare del whistleblower nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.

 

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